“La disposición actual de la oficina provoca muchas distracciones. Las conversaciones en la oficina resultan molestas. Con el trabajo híbrido, la gente realiza reuniones en sus escritorios en lugar de usar los espacios de conferencias. Es difícil concentrarse en la oficina con personas que pasan y se detienen a hablar. Me siento mal al rechazarlos, así que a menudo me involucro en las conversaciones, aunque interfieran con mi productividad.”
Hace unos dias, analizando las respuestas de los cuestionarios que hacemos como parte del desarrollo de las estrategia de los espacios de trabajo, me encontre con esta respuesta. Es un comentario bastante habitual pero me parecio que resumia muy bien la situacion que ocurre en la mayora de las empresas que tienen un diseño de oficinas con open office.
El ruido y el no poder concentrarse, han sido problemas recurrentes desde hace mucho tiempo en l diseño de oficinas. Pero sin duda, se han enfatizado desde la integracion del trabajo híbrido, ya que el 75% de las reuniones cuenta con al menos un participante online. Además, las oficinas tienen una falta de espacios diseñados para videollamadas indivicuales o de grupo reducido.
Imaginaos ahora, un espacio con 30 mesas de trabajo. Pongamos que 10 perosnas estan teniendo una video llamada en ese momento. ¿Qué ocurre? Exacto, es un gallinero. ¿Quién puede concentrarse así?
Pero calma, hay solución. Y la realidad es que hay medidas muy sencillas que cambiarían completamente la situación. Desde la pandemia, en los diseños de oficinas hemos integrados nuevos espacios que dan solución a la cantidad de videollamadas diaras y evitan ese ruido constante.
Podemos clasificar estos espacios en 3 grupos
- Focus individual: Estos espacios están diseñados específicamente para permitir a los empleados concentrarse en tareas que requieren alta concentración sin interrupciones. Se trata de cabinas o áreas cerradas, equipadas con aislamiento acústico y mobiliario ergonómico. Estos lugares son ideales para trabajos que requieren mucha atención o para aquellas videollamadas en las que la privacidad y la tranquilidad son cruciales. De esta manera, se elimina el ruido de fondo y se garantiza un ambiente propicio para la productividad.
- Plug and play: Este tipo de espacios se caracteriza por su flexibilidad y funcionalidad. Son áreas equipadas con la tecnología necesaria para que cualquier empleado pueda conectar su equipo y comenzar una videollamada o trabajar en línea de manera instantánea. Estos espacios suelen estar distribuidos estratégicamente en la oficina, permitiendo que los empleados se muevan fácilmente entre ellos. La idea es que los usuarios no tengan que preocuparse por encontrar un lugar donde puedan realizar su trabajo en línea sin interrupciones, ya que estos espacios están listos para usarse en cualquier momento.
- Áreas colaborativas: Si bien los espacios anteriores están diseñados para el trabajo individual, también es esencial contar con áreas destinadas a la colaboración en grupos pequeños. Estas áreas están acondicionadas para videollamadas grupales, reuniones híbridas y trabajo en equipo. Están equipadas con pantallas grandes, sistemas de videoconferencia de alta calidad y soluciones acústicas que minimizan el eco y el ruido exterior. De esta manera, los equipos pueden trabajar juntos, ya sea que todos estén en la oficina o que algunos miembros se conecten de forma remota, sin causar distracciones a los demás empleados en el open office.
Salas de reunion colaborativas
La transición hacia un entorno de trabajo híbrido ha cambiado las necesidades de los espacios de oficina. El ruido y las interrupciones, que siempre han sido desafíos en los open office, se han intensificado con el aumento de las videollamadas. Sin embargo, con la integración de estos nuevos espacios diseñados específicamente para el trabajo híbrido, es posible mitigar estos problemas y crear un entorno de trabajo más eficiente y productivo. La clave está en adaptar el diseño de las oficinas para que todos los empleados, ya sea que estén trabajando en la oficina o en remoto, puedan desempeñar sus funciones en las mejores condiciones posibles.
