HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA ANALIZAR UNA OFICINA Y EL ENTORNO LABORAL.
Sabéis que necesitáis un cambio o reforma en la oficina pero no sabéis por dónde empezar. Pues bien. El primer paso es siempre el análisis. Existen varias herramientas y métodos para recoger los datos definitorios de una oficina. Nos vamos a centrar en 4, que son sencillos y asequibles pero muy útiles y efectivos.
Antes de empezar es importante remarcar que el objetivo es recabar información cualitativa y cuantitativa de la oficina. Es decir;
- Qué funciona y qué no en el espacio de trabajo.
- Ratios y flujos de uso de los espacios.
- Horas pico y horas valle.
- Comportamientos, rutinas y formas de trabajo de los empleados. (Behaviors)
- Carencias, necesidades y expectativas de los trabajadores.
Vamos a ordenar las herramientas según el tiempo e interacción que requieren.
- Cuestionarios: Lista de preguntas que hacen un barrido completo sobre el espacio de trabajo, el entorno y las necesidades y percepciones de los empleados. Se distribuyen a los trabajadores a través de un link y son totalmente anónimos.
- Estudio de Observación: Durante unas semanas nos adentramos en vuestras oficinas y recopilamos información sobre la ocupación, el uso de las salas de reunión, horas pico, formas de colaboración…
- Entrevistas: Consisten en sesiones informales con una muestra de los empleados de los diferentes departamentos y niveles de mando. En ellas se busca tener un feedback más cercano y humano.
- Workshop: Actividades en grupo con los empleados para conocer sus preferencias y opiniones sobre el diseño y la funcionalidad de las oficinas. Os sorprendería la cantidad de buenas ideas que surgen. Además, son muy útiles para motivar y comprometer al empleado con los cambios que se van a implementar.
Estos datos nos permitirán generar un reporte de métricas que nos guiarán a la hora de planificar el espacio de forma eficiente. Tendremos unas pautas de diseño desde las que crear un espacio de oficinas adaptado a la empresa, funcional, eficiente y muy atractivo estéticamente para empleados y clientes.
