“Lo que más miedo me da es que se retrase todo.”
Esta frase la hemos escuchado decenas de veces en la primera reunión con un cliente. No es miedo al diseño, ni al presupuesto. Es miedo al descontrol. Al no saber en qué fase está el proyecto. A que la obra se alargue sin fin. A tener que reprogramar aperturas, contrataciones, mudanzas.
Y lo entendemos. Porque el sector está lleno de promesas vagas y de cronogramas que se improvisan sobre la marcha.
En sshape Global no vendemos fechas imposibles. Vendemos un proceso claro, probado y milimétrico que nos permite entregar a tiempo — y con calidad.
¿Nuestra fórmula? No hay secretos. Solo organización, compromiso y comunicación.
1. El tiempo no se “gestiona”, se diseña
Desde el primer contacto, diseñamos un calendario realista, no optimista.
Cada proyecto comienza con una planificación detallada —no solo de las entregas creativas, sino de todas las fases técnicas, legales y logísticas: desde el levantamiento del espacio hasta la instalación del mobiliario, pasando por permisos, licitaciones y montaje.
Nuestro cronograma incluye:
- Fecha de inicio pactada y protegida por contrato.
- Tiempos de cada fase (espacio, diseño, técnica, ejecución, entrega).
- Fechas límite para toma de decisiones por parte del cliente para poder cumplir estos tiempos (estas fechas son clave y sí que no dependen de nosotros).
- Entregables concretos con fechas y responsables.
- Colchones realistas (porque siempre hay imprevistos).
Lo tratamos como lo que es: un proyecto vivo, pero controlado.
2. Cada semana cuenta (y se revisa)
Trabajamos con calendarios semanales y un seguimiento constante con el cliente. Cada lunes sabemos:
- Qué se entrega.
- Qué se revisa.
- Qué decisiones necesitamos.
- Qué dependencias hay con terceros.
Eso nos permite detectar bloqueos antes de que se conviertan en problemas. No esperamos a “ver cómo va”. Lo hablamos a tiempo.
Y sí, trabajamos en paralelo muchas fases para no perder días: mientras se define el mobiliario, avanzamos en instalaciones; mientras se tramitan permisos, afinamos los renders.
3. Dividimos el proyecto en hitos, no en “sorpresas”
En lugar de entregas sueltas, trabajamos por fases claras:
- Kick-off + Análisis
Reunión de objetivos, toma de datos, escaneo 3D del espacio, análisis normativo y técnico. - Diseño conceptual y visualización
Planos iniciales, 3D, recorrido virtual, materiales, paleta, moodboards. - Planificación técnica
Documentación completa para ejecución: instalaciones, iluminación, acabados, mobiliario. - Tramitación y obra
Coordinación con contratistas, permisos, licitaciones, cronograma de obra y seguimiento en sitio. - Montaje y entrega
Supervisión del montaje de mobiliario, control de calidad, entrega final con revisión.
En cada fase sabes qué ocurre, qué debes validar y qué sigue. Sin zonas grises.
4. Trabajamos con buffers, no con excusas
Hay un principio que defendemos: prefiero decirte una fecha real y cumplirla, que prometer algo imposible y decepcionarte.
Por eso:
- No comprimimos fases que necesitan tiempo.
- No dependemos de una única opción de proveedor.
- No te sobrecargamos con decisiones sin preparación.
Nuestros buffers internos son la razón por la que llegamos. Aunque haya ajustes, estamos preparados.
5. La clave: un equipo que lidera
Nuestros clientes trabajan con nosotros, no con intermediarios. Cada proyecto tiene un equipo dedicado que conoce cada plano, cada decisión, cada implicación. No hay pérdida de información. No hay mails sin respuesta.
- Araceli lidera la estrategia y operación, agenda en mano.
- Pilar coordina diseño y supervisa la ejecución al detalle.
- El equipo técnico asegura que lo creativo sea también construible.
Y todos hablamos claro: si algo cambia, lo decimos. Si algo aprieta, lo resolvemos.
Ejemplo real: cómo entregamos en 12 semanas un proyecto completo
Para el cliente BHS Corrugated, coordinamos todo un proyecto de diseño y ejecución en apenas 12 semanas. ¿Cómo lo hicimos?
- Contrato firmado y kick-off el 12 de mayo.
- Replanteo, escaneo y toma de datos técnica la misma semana.
- En paralelo, diseño conceptual y selección de mobiliario.
- El 8 de junio ya se estaban revisando planos técnicos y paletas finales.
- La obra arrancó el 25 de junio.
- El mobiliario se instaló a últimos de julio, y se ultimaron detalles la primera semana de Agosto. Proyecto listo. A tiempo.
Y no fue casualidad. Fue método. También hay que decir, que el cliente necesitaba urgentemente el espacio y fue muy flexible con todas las decisiones, dejándonos vía libre para no tener que hacer apenas cambios. De esta forma, la licencia para construir no tuvo tiempos de espera, y todo el resto de cosas fluyeron sin apenas complicaciones. No obstante, si como cliente, te gusta formar parte del proceso y sientes que necesitas un tiempo para madurar y darnos feedback, estas 12 semanas no serían realistas, al final cada diagrama de tiempos depende de tu caso concreto.
¿Y si trabajamos así desde el principio?
Si estás planeando rediseñar tu oficina, abrir una nueva sede o transformar un espacio de trabajo y te preocupa que se te vaya de las manos…
…quizá este sea el momento de trabajar con un estudio que no solo diseña. Gestiona. Cumple. Lidera.
Porque un proyecto bien hecho no solo se ve. Se entrega a tiempo.
Y eso, hoy más que nunca, es valor.
En sshape Global sabemos la importancia que tiene cumplir los plazos en el diseño de oficinas, por lo que cumplirlos, es uno de nuestros objetivos prioritarios.
