Diseño salas de reuniones
¿Cuántas veces tienes una reunión donde sois 4 personas y ocupáis una sala para 8? o ¿Has perdido más de 15 minutos tratando de conectar el ordenador para una videoconferencia o para proyectar en la pantalla? ¿No hay privacidad?
Por desgracia, gran parte de las empresas no tienen sus salas de reunión optimizadas ni diseñadas de una manera inteligente. No se adaptan a las necesidades de sus empleados ni proporcionan flexibilidad.
Vamos a ver 6 claves para diseñar una sala de reunión útil y cómoda, tratando los puntos clave.
1. USO
Antes de nada, debemos de conocer muy bien qué actividades se suelen desarrollar en ellas. Para esto, es básico hacer un buen estudio de uso y ocupación de la oficina. Una vez lo tengamos claro, debemos hacer una lista para saber cuántas salas de reunión son necesarias y de qué tipo. ¡Cuantificar y cualificar con cabeza!
2. ELEMENTOS CLAVE
Tenemos que tener claro que hay dos elementos claves en una sala de reunión. La pantalla y la pizarra. Sencillos, ¿verdad? Las presentaciones y los brainstorming o lluvias de ideas son actividades que se dan en el 95% de las reuniones. La mejor manera de colocarlas o distribuirlas dentro de la sala es una enfrente de la otra, ¿por qué?
- Todas personas que asistan la reunión podrán atender a la pantalla al mismo tiempo que podrán tomar o leer las notas de la pizarra. Aunque parezca una tontería, debemos intentar crear un espacio fácil de usar.
- En el caso de videoconferencias, las personas que estén detrás de la cámara también serán partícipes de las notas que se tomen.
3. TECNOLOGÍA
- Es cierto que no todas las salas deben ir equipadas con las últimas tecnología de workplace, pero hay ciertos estándares que deberíamos cumplir.
- Enchufes. ¿Básico no? Pues parece que no. ¿Cuántas veces estáis en salas de reunión donde hay menos enchufes que sillas o tenéis que pedir unos alargadores porque no os llega el cable?. Obviamente las mesas con enchufes integrados son fundamentales.
- Conectores para proyectar. Los cables HDMI o VGA son cosas del pasado. Los ordenadores van cambiando de tipo de entrada y el número de cables en la sala aumenta e incómoda. La mejor opción utilizar un sistema Airstream, sin cables. Son unos pequeños pulsadores que se conectan al ordenador y cuando pinchas el botón, automáticamente se proyecta en la pantalla. Además puede haber más de un dispositivo en la sala por lo que cambiar de una presentación a otra en cuestión de un clic. Os dejo un ejemplo de la marca Barco.
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4. MOBILIARIO
¡Qué difícil es combinar ergonomía y diseño! Sobre todo cuando se trata de sillas. En una sala de reunión sólo tendremos sillas, mesas y quizás una consola o aparador. Empecemos por lo fácil.
- Sillas: Por favor ¡no más sillas enormes de escritorio en las salas de reunión!. No son manejables y no son estéticas. La silla que elijamos debe cumplir los siguientes requisitos.
- Ergonomía: Aseguraros que cumple con todas las normas. Deben ser al menos ajustables en altura.
- Movimiento. En una sala de reunión necesitamos movimiento. La silla debe poder pivotar y además debe tener ruedas. Acercarte a un compañero o mover las sillas debe ser algo rápido y cómodo.
- Material. No más sillas duras. Un buen acolchado o red que evite el impacto al sentarnos es básico. Además, el tapizado debe ser fácil de limpiar y agradable al tacto. Comodidad ante todo.
- Mesas. Ligeras, apilables y con set de enchufes y conectividad. La forma, redonda o cuadrada, dependerá de la sala de reunión. Evitemos mesas muy pesadas que cueste mover. El acabado de la mesa dependerá del estilo de la sala de reunión.
- Consolas: No son fundamentales, pero es cierto que darán un toque cálido a las salas de reunión. En las salas de reunión donde se organizan comités o reuniones que duran muchas horas, son muy útiles para crear una zona de buffet o bien para disponer el cafe.
5. ACÚSTICAS
Este punto es FUNDAMENTAL. Es más, podríamos decir que es uno de los más importantes en una sala de reunión. La confidencialidad de lo que se trata en las reuniones debe quedar preservada. La sala debe ser hermética. Además , también evitará molestar a los que están alrededor, a veces es difícil controlar los decibelios de los empleados discutiendo o riendo. Alguno consejos prácticos son:
- No utilizar cristal en las 4 paredes. Quedan salas de reunión muy bonitas y muy fotografiables, pero no son funcionales.
- Utilizar textiles. Es decir, sillas con tapizados en tela, cortinas o estores y moqueta en el suelo. Ayudarán a absorber el sonido.
- Paneles acústicos en paredes y techo. Tranquilos, no imagineis las típicas salas de grabación forradas con hueveras. Hay soluciones muy bonitas de diseño que ayudará a dar un toque diferente al espacio. Os dejo algunos ejemplos.
6. PRIVACIDAD
Muy ligado a la acústica. Es muy fácil de conseguir y se olvida muy a menudo. En la sala de reunión, es tan sencillo como proveer de cortinas y estores, borradores de pizarra y un aislamiento acústico.
Además, cuando planifiquemos las salas de reunión en nuestras oficinas, debemos tener en cuenta el gradiente de privacidad. Es decir, aquellas que están destinadas a reuniones con clientes y proveedores estarán situadas cerca de recepción, en la zona más pública. Las salas de comité, o internas de departamento estarán en las zonas de trabajo con un acceso más privado y controlado.
Esto es todo. Como veis, no es tan dificil. Como os decía al principio, es cuestión de poner cabeza y sentido común. La estética es importante, pero no dejemos que premie sobre la funcionalidad.
Paneles acústicos en paredes y techo. Tranquilos, no imagineis las típicas salas de grabación forradas con hueveras. Hay soluciones muy bonitas de diseño que ayudará a dar un toque diferente al espacio. Os dejo algunos ejemplos.
